Ce probleme rezolvă Doc Manager?

• Registratura electronică a tuturor actelor
• Circulaţia actelor (cine, ce rezoluţii a dat) în instituţie, pe unde a circulat un act, borderouri de descărcare acte, borderouri de expediţie, documente de rezolvat, etc.
• Intrări şi ieşiri: se ţine evidenţa acestora după tipuri de acte, provenienţă, dată, regiştrii
• Petiţii: acest registru ţine evidenţa soluţionării petiţiilor conf. O.G. 27/2002
• Audienţe: acest registru asigură gestiunea completă a activităţii de audienţe cu publicul – înscriere, programare, tipul audienţei (fişa audienţei), rezoluţie şi moduri de soluţionare
• Cereri acces Informaţii Publice conf. Legii 544/2001 cu formularele legale- evidenţa răspunsurilor la cerere, modul de soluţionare

Cum funcţionează Doc Manager ?

Achiziţia documentelor

• Metadate: se pot achiziţiona documente cu ajutorul interfeţei de la Relaţii cu Publicul (Centre de Informare pentru cetăţeni/ Registratură). Operaţiile auxiliare: conexare, tipărire bon + cod bare, stabilire securitate pe document, încadrarea în nomenclator arhivă, verificare checklist/to do, înregistrare în registre separate
• Scanarea se poate realiza folosind multifuncţionale cu Scan-to-Email de la centrul de Scanare. Separarea automată a documentelor pe bază de coduri de bare. Folosind programele Office (Word/Excel), documentele se pot salva/genera direct din acestea.

Workflow

• Interfaţa de proiectare rapidă, permite un flux serial şi paralel. Borderourile de transfer acte şi confirmările electronice sunt generate automat
• Trimiterea/repartizarea/distribuţia/expedierea documentului
• Crearea documentelor cu şablon, căutare rapidă/complexă la interfaţa de la Relaţii cu Publicul

Arhivare

• Constituie DEPOZITUL de DOCUMENTE arhivate, are la bază etichetarea cu coduri de bare. Gestionează intrările/ieşirile din arhivă pe bază de borderouri şi procese-verbale.

De ce Doc Manager?

• Folosim experienţa acumulată în peste 40 implementări funcţionale de gestiune de documente în organizaţii din ţară
• Uşor de învăţat şi de folosit de către utilizatori
• Suportul/asistenţa sunt prompte prin intervenţia rapidă şi securizată direct pe serverul intranet
• Costuri reduse de întreţinere