PIRS DMS (Data Management System)

Această bază de date este folosită pentru:

• Stocarea documentelor şi informaţiilor necesare bunului mers al organizaţiei (Contracte, Specificaţii, Programări, etc.)
• Distribuirea/Stocarea/Urmărirea corespondenţei (Faxuri, Memo-uri, Scrisori)
• Crearea, Stocarea şi Urmărirea listei activităţilor curente sau a sarcinilor
• Administrare (Documente tipizate, Cuvinte cheie, Sistemul de arhivare, Adrese)

PIRS (Project Information Retrieval System) este o aplicaţie Lotus Notes folosită pentru gestionarea comunicării organizaţionale şi management al documentelor. Ea permite membrilor organizaţiei să administreze şi să urmărească informaţiile şi documentele cum ar fi corespondenţa, sarcinile, activităţile curente.

Principalele funcţionalităţi PIRS sunt :

• Managementul corespondenţei (faxuri, memo-uri)
• Baza de date centrală cu informaţii legate de proiect (contracte, programări, rapoarte)
• Lista sarcinilor de lucru curente în cadrul proiectelor

PIRS a fost dezvoltat iniţial în anul 1994 pentru un mare proiect din Malaiezia având ca scop:
– asigurarea distribuţiei şi actualizarea informaţiilor despre un proiect prin intermediul unei baze de date centrale
– regăsirea rapidă a informaţiilor (funcţii de căutare, sortare, clasificare)
– reducerea redundanţei datelor (fişiere şi email-uri personale, fişiere locale de arhivare)
– îmbunătăţirea circulaţiei şi transparenţa informaţiei în interiorul echipei de proiect, consorţiului şi a organizaţiei în general

PIRS permite membrilor organizatiei sa stocheze informatii direct in PIRS, in loc sa le distribuie celorlalti prin intermediul canalelor traditionale, mai costisitoare si nu atat de eficiente (fax sau posta). Informatia care iese este automat stocata in PIRS in momentul expedierii (nu e necesara o copie a scrisorii, de exemplu). Informatia care intra este in primul rand stocata in PIRS apoi este distribuita celorlalti membrii ai echipei prin intermediul listelor de difuzare. Utilizatorii mobili au si ei acces la informatie datorita mecanismului de replicare din Lotus Notes.
In plus, PIRS poate fi folosit pentru gestionarea comunicarii intr-o organizatie cu mai multe locatii, chiar in tari diferite. Acesta este un avantaj in plus pentru proiectele organizatiilor multinationale.

Organizarea informaţiei
In PIRS, informatia este organizata dupa modelul unei cartoteci, pe dosare, la fel ca si in modul de lucru clasic, pe hartie.
Marimea organizatiei

Cu cat organizatia este mai mare, cu atat volumul de informatie este mai mare. Pentru a pastra coerenta si usurinta gestionarii, cele mai multe organizatii si-au creat propriile formulare (sabloane, tipizate) de introducere a datelor. Numarul acestora poate fi destul de mare (zeci sau chiar sute) si uneori este dificil in a alege formularul potrivit si apoi a-l arhiva in diverse dosare pentru ca si ceilalti sa aiba acces la el.

Managementul calităţii

Implementarea unui standard de asigurarea a calitatii are efecte benefice in orice organizatie. Pe de alta parte, acesta poate mari considerabil volumul de munca in ceea ce priveste gestionarea si arhivarea informatiei (conform cu procedurile din manualul calitatii). Tipizatele declarate aici trebuiesc folosite de catre toata lumea si este relativ dificil in a mentine in toate sectoarele ultimele revizii ale formularelor.

In PIRS, majoritatea problemelor de acest fel au fost inlaturate:
– daca nu aveti acces la un dosar, acesta nici nu va aparea in interfata
– daca nu aveti dreptul de a utiliza un anumit formular, acesta nu va va apare in lista
– daca un dosar nu accepta un anumit tip de document, acest tip nu va apare in lista
– formularele sunt gestionate centralizat si intotdeauna veti gasi ultima revizie a acestora

Toate acestea va asigura ca intotdeauna veti alege formularul potrivit si-l veti stoca in dosarul potrivit.

Noţiunea de Workflow

Prin Workflow se intelege un mecanism de circulare a documentelor intre mai multe persoane, in scopul realizarii anumitor actiuni controlate.
De exemplu, daca sunteti un asistent si vi s-a cerut crearea si trimiterea unei scrisori, va trebui, dupa editarea corespunzatore, sa inaintati documentul pentru eventuale corectari sau aprobari. Doar dupa ce veti obtine o aprobare finala veti fi sigur ca documentul poate fi trimis. Puteti face toate aceste lucruri folosind un ciclu de avizare, prin functionalitatea workflow.

Securitate

Oricine poate crea si citi documente din baza de date, dar le poate modifica doar pe acelea pe care le-a creat personal.
Exista insa si documente care sunt destinate doar unor grupuri restranse de persoane (de ex. preturi, costuri, rapoarte confidentiale, etc.)

PIRS va ofera posibilitatea de a bloca accesul (fie la citire fie la editare) la un document anume, lasandu-l disponibil doar unui anumit grup de persoane. Puteti sa selectati anumite persoane care pot edita informatia din documentele initiate de dvs.
Intr-un document in modul editare, puteti controla acesul la informatie astfel :
– cine poate citi documentul – Lista de Cititori
– cine poate edita informatia inclusa in document – Lista de Editori

Sarcini

Una din cerintele de baza ale managementului in general este de a avea o privire de ansamblu asupra sarcinilor:
– cine ar in lucru ce
– cand trebuie rezolvat, ce anume

Aceasta urmarire se face in general prin intermediul unor tabele Excel sau documente Word greu de urmarit. Utilizand PIRS, exista urmatoarele avantaje:
– sarcinile inregistrate in PIRS sunt disponibile tuturor asa ca nu mai necesita distribuire.
– destinatarul acelei sarcini  (persoana care trebuie sa efectueze actiunea mentionata) are posibilitatea sa indice chiar el cand sarcina este indeplinita
– este facilizata urmarirea sarcinilor, prin clasificarea lor dupa responsabil, data limita, etc.

Baza de date Contacte Externe

Aceasta baza de date este folosita pentru stocarea informatiilor legate de contactele persoanelor externe companiei. Deasemenea, puteti defini si grupuri de contact.

Avantajele acestui address book intern aplicatiei PIRS sunt:
– in Contacte Externe se pot stoca adrese externe, cum ar fi cele ale clientilor si furnizorilor si folosite ca si resursa comuna de toata organizatia
– adresele pot fi sortate si vizualizate dupa diverse criterii : nume, companie, etc.
– adresarea mailurilor, faxurilor, etc. din PIRS sau din mailul propriu este mult imbunatatita si se face foarte rapid, din moment ce adresele se introduc o singura data.

Importul de contacte din Personal Address Book

Deoarece documentele contact stocate in PIRS Contacte Externe sunt similare celor din address book-ul personal, puteti importa contacte definite de dvs pe local in Contacte Externe.
Acest lucru este util in cazul in care o anumita persoana cu care ati intrat in contact si pe care o aveti trecuta in address book-ul personal prezinta interes pentru intreaga echipa care comunica prin intermediul PIRS.

Administrare

Dreptul de acces implicit la baza de date PIRS este de Autor, ceea ce inseamna ca in mod normal, utilizatorii nu pot modifica sau sterge documentele altora. Exista insa cateva persoane in cadrul organizatiei (de obicei managerul si persoanele desemnate de acesta) care au si functia de Administratori PIRS, ceea ce inseamna ca ei pot modifica sau sterge orice document din baza de date si in plus, au acces la functii speciale. Acest lucru este foarte important pentru configurarea bazei de date, si mai ales pentru determinarea:
– structurii dosarelor
– parametrilor generali ai aplicatiei
– cuvintelor cheie specifice aplicatiei
– tipurilor de documente disponibile in PIRS