Beneficiarii acestor servicii, după înregistrarea pe portalul de servicii, vor accesa portalul instituției si vor alege tipul de serviciu pe care li doresc; va apărea o macheta de completare a datelor aferente serviciului (macheta este pre completată cu datele solicitantului înregistrat in portalul de servicii).

Cererea de serviciu este validata informatic (front-end si back-end) din punct de vedere al restricțiilor de completare si apoi este transmisa automat in modulul de registratura din sistemul de management al documentelor existent. In acest modul (care este modificat pentru a putea gestiona astfel de cereri de servicii) se va parcurge fluxul nou proiectat pentru tipul de document aferent serviciului si in final se va elibera de către instituție actul aferent.

Portalul de servicii este integrat cu soluția de management al documentelor portal servicii  prin aceea ca după pre completare si validare va transfera datele in sistemul de management al documentelor pentru a putea parcurge fluxurile interne aferente, iar la finalizarea fluxului intern, documentele vor ajunge in portalul de servicii care va livra electronic documentele aferente serviciului solicitat.

Portalul trebuie este accesibil în orice moment, atât de la orice locație de Internet, cât și din interiorul sistemului informatic al Instituției. Portalul e 100% compatibil, din punctul de vedere al funcționalității, cu versiunile la zi ale celor mai răspândite browsere (Microsoft Internet Explorer, Opera, Mozilla FireFox). De asemenea, exista posibilitatea de lucru cu mai multe „tab”-uri pe care o suportă browser-ele.

Portalul include un motor de căutare propriu, pentru căutările din interiorul portalului; acesta permite căutarea în toate paginile care alcătuiesc portalul (sau doar în cele specificate de către administrator); motorul de căutare includ eposibilitatea căutării după cuvinte întregi, după secvențe, permite folosirea operatorilor logici; de asemenea dispune de posibilitatea de generare automată a unei liste cu cele mai frecvente căutări (FAQ).

Portalul are suport nativ pentru stocarea, gestionarea și afișarea în cel puțin 3 limbi a conținutului pentru fiecare pagină afișată. Portalul dispune de posibilitatea selectării limbii în care să fie afișate paginile, și, pentru fiecare dintre limbile selectate, e capabil să preia și să afișeze diacriticele specifice limbii respective. Selectarea limbii în care se va afișa conținutul portalului se face din oricare dintre paginile portalului.

Portalul este fi livrat pre configurat cu un layout inițial; portalul permite, ulterior instalării și configurării inițiale, modificarea facilă a layout-ului, fără restricții cu privire la dimensiunile și amplasarea secțiunilor și a paginilor de afișare a acestora. Layout-ul iniţial va include secţiunile speciale (specificate mai jos).

Paginile afişate de site sunt astfel încât, în momentul afişării pe un monitor cu rezoluţia de 1024×768 pixeli, să ocupe întreaga lăţime a ecranului (1024 pixeli); în cazul în care pagina de afişat necesită mai mult spaţiu pe verticală decât dimensiunea maximă a ecranului, atunci pentru pagina respectivă se vor afişa, pe lateral, bare de defilare.

Dimensiunile paginilor afişate sunt scalabile (responsive), în sensul redimensionării automate a ariilor ocupate de secţiunile definite pentru paginile respective (dar numai pentru cele automat scalabile), în funcţie de rezoluţia utilizată de ecranul pe care este afişat conţinutul portalului. Orice pagină afișată se poate vedea în întregime și corect atât pe desktop cât și pe tabletă și telefon.

Portalul permite utilizatorilor, prin intermediul browserului utilizat pentru parcurgerea portalului, redimensionarea fonturilor afişate pe paginile portalului.

Portalul permite autentificarea unor utilizatori, care să realizeze administrarea conţinutului portalului, la nivel general şi/sau numai pentru anumite secţiuni.

Portalul e organizat pe secţiuni (pagini). Exista secţiuni „normale”, cât şi secţiuni „speciale”. Atât secţiunile „normale”, cât şi cele „speciale”, vor fi descrise în cele ce urmează. Fiecare secţiune poate include sub-secţiuni. Numărul secţiunilor posibile a fi create e nelimitat.

Structura portalului e ierarhică, arborescentă de pagini şi dosare, existând operaţiuni de modificare a acestei structuri, precum reîncadrarea unei întregi ramuri, sau setarea drepturilor de acces la nivelul unei întregi ramuri din cadrul structurii.

Portalul are o pagină de start, afişabilă corect indiferent de:

• rezoluţia şi tipul ecranului pe care este redată;
• browserul utilizat (de exemplu: afişare pe monitor cu tub catodic sau pe monitor de tip LCD; afişare la o rezoluţie de 1024×768 sau 800×600 sau 1280×960 sau 1280×1024, etc.).

Pentru pagina de start se poate defini un conţinut implicit, afişabil de fiecare dată cînd conţinutul paginii de start (aşa cum va fi ea definită de către administrator) nu va fi disponibil (din diverse cauze) sau va fi şters accidental.

O secţiune specială afişeaza meniul portalului. În acest meniu e realizat şi se va afişa meniul tuturor secţiunilor şi sub-secţiunilor acestora (indiferent de nivelul sub-secţiunilor).

Meniul va fi „construit” în mod automat, în momentul definirii secţiunilor şi sub-secţiunilor din partea de administrare. Conţinutul secţiunii meniului nu poate fi editat în mod direct, de către nici un utilizator.

Singurele modificări permise asupra acestui meniu sunt următoarele:

• cele referitoare la modificarea dimensiunilor secţiunii;
• cele referitoare la modificarea amplasării secţiunii;
• cele referitoare la formatarea fontului necesar afişării meniului;
• cele referitoare la formatarea fundalului secţiunii.

Singurul utilizator cu drept de efectuare a modificărilor indicate este administratorul portalului. În situaţia în care dimensiunile alocate pentru secţiunea meniului portalului nu vor fi suficiente pentru afişarea integrală a acestuia, secţiunea meniului afişeaza bare de defilare corespunzătoare (orizontala şi/sau verticală).

În meniu sunt afişate denumirile tuturor secţiunilor şi sub-secţiunilor, ordonate ierarhic, în funcţie de nivelul acestora. Meniul permite „expandarea” şi „colapsarea” unei a secţiunii sau sub-secţiuni (indiferent de nivel) reprezentată în meniu şi permite schimbarea rapidă a paginii curente afişate în secţiunea curentă.

În funcţie de locaţia de la care este accesat portalul, conţinutul secţiunii meniului este diferit. Astfel, pentru accesările portalului din interiorul sistemului informatic al Instituţiei, meniul afişeaza elemente suplimentare, legate de secţiunea de administrare, aceste elemente nefiind vizibile pentru utilizatorii obişnuiţi ai portalului.

Portalul trebuie e intregrat cu diverse unelte de analiză trafic şi optimizare SEO (salvare date în cadrul acestor unelte, precum şi preluarea acestor date şi afişarea lor automată în cadrul interfeţei cu utilizatorii).

Componenta de Control Acces (CA). Această componentă este responsabilă cu autentificarea utilizatorilor în Portalul de servicii şi accesul acestora la serviciile on-line la care s-au înrolat. Tot această componentă autentifică persoanele din cadrul beneficiarului care administrează și operează sistemul informatic integrat.

Ea are o parte de înrolare în sistem; aici utilizatorii vor completa un formular de înregistrare (datele minimale – user, parola, date de contact, canale de comunicare, servicii electronice de care doreşte să beneficieze); după validarea off-line (va trebui stabilită o politică de validare, timp de răspuns, etc), solicitantul va primi credenţialele de acces în sistem pe canalele de comunicare alese la înrolare.

Partea de autentificare şi asignare automată acces la servicii on-line se face de către CA pe baza datelor înregistrate în sistem; utilizatorul poate să îşi actualizeze/completeze datele din profil şi  să aibă un istoric al serviciilor pe care le-a utilizat şi să solicite înrolarea pentru accesul la alte servicii on-line

Componenta e scalabilă atât pe orizontală (din punct de vedere al creşterii numărului de beneficiari) dar şi pe verticală (din punct de vedere al extinderii cu noi servicii on-line).

1.1        Administrare conținut

Administrarea este utilizată de către funcţionarii autentificaţi din intranet pentru realizarea următoarelor operaţiuni:

• Modificarea conţinutului paginilor afişate aferente nivelului și drepturilor de acces
• Modificarea structurii aferente nivelului la care se referă
• Validarea cererilor de înrolare în sistem
• Vizualizarea log-urilor de operaţii, a traficului pe fiecare pagină şi pe tot site-ul

Secțiunea de administrare conține solicitările de înrolare în sistem cu tot fluxul de validare și aprobare.

Fluxul va permite comunicarea electronică între instituție și cetățeni, prin trimiterea de e-mail-uri/SMS-uri de confirmare/înștiințare.

Componenta permită trimiterea de mesaje de tip SMS sau e-mail-uri în diverse stadii ale aprobării cererilor de înrolare, precum și ulterior, la apariția evenimentelor în cadrul sistemului informatic. Mesajele de tip SMS / e-mail pot fi configurate și sunt dinamice, particularizate cu datele specifice fiecărei cereri de înrolare / utilizator.

Mecanismul de înrolare utilizator include și o validare a căsuței de e-mail specificate, prin trimiterea unui mesaj de confirmare, în care viitorul utilizator trebuie să acționeze un link personalizat.

De asemenea, exista un mecanism de resetare a parolei, mecanism care să se desfășoare automat, fără intervenția funcționarilor / administratorilor soluției. Acest mecanism se desfășoara prin intermediul schimbului de mesaje electronice (e-mail), configurabile din secțiunea de administrare.

Administrarea  e astfel organizată încât permite toate funcțiunile indicate în prezenta specificație, inclusiv, cel puțin, următoarele funcțiuni:

1. crearea, modificarea, ștergerea secțiunilor portalului Secțiunile speciale nu pot fi șterse, nici chiar de către administratorul portalului. Pentru secțiunile speciale, administratorul (și numai acesta) poate stabili opțiunea de afișare sau ascundere a acestora. Excepție: secțiunea de administrare a portalului, secțiunea meniului portalului și pagina de start (secțiunea paginii de start) nu pot fi ascunse.
2. definirea de sub-secțiuni pentru o anumită secțiune sau sub-secțiune, cel puțin până la nivelul indicat de minim 5 nivele de subsecțiuni permise pentru o secțiune.
3. pentru fiecare dintre secțiunile portalului și sub-secțiunile definite pentru acestea, se pot modifica următorii parametri:

         dimensiunile și amplasarea pe pagină;

         zona de margine, de o anumită lățime și culoare, precum și posibilitatea specificării pentru aceasta de efecte 3D specifice;

         dacă pentru secțiunea respectivă se permite scalarea dimensiunilor, în funcție de rezoluția ecranului pe care este afișată sau nu;

         fundalul grafic; pentru acesta se poate specifica dacă va apărea suprapus peste fundalul grafic general al portalului sau nu; suportul pentru formatul acestui fundal grafic este cât mai cuprinzător, dar sunt suportate cel puțin următoarele formate grafice: BMP, JPG, GIF, PNG;

         fundalul sonor (dacă este cazul pentru secțiunea respectivă); formatele suportate sunt următoarele: WAV, MP3;

Oricare dintre aceste atribute pot afișate simultan cu oricare și oricâte dintre celelalte, precum și independent de acestea.

Subsistemul de administrare a portalului permite gestionarea ușoară a conținutului pentru mai multe limbi. Astfel, nu se folosesc pagini separate pentru fiecare limbă, ci se permite, în cadrul aceleiași pagini, modificarea conținutului pentru toate limbile suportate de site.

În cadrul subsistemului de administrare e disponibilă o opțiune de atașare multipla a fișierelor într-un singur pas (exclus atașarea individuala a fișierelor). Gestiunea atașamentelor se face exclusiv din cadrul secțiunii de administrare, fără a se folosi aplicații externe (ex.: client FTP).

În cadrul subsistemului de administrare, se permite, pe fiecare pagină, setarea drepturilor de acces (vizualizare, editare, ștergere).

În vederea gestionării eficiente a paginilor, în cadrul subsistemului de administrare se permite specificarea, pentru fiecare pagină în parte, folosirea unui șablon de afișare (în care se precizează, pe lângă conținutul propriu-zis, ce elemente suplimentare – portleți – pot fi afișate).

Sistemul de portal permite, pentru pagini ce conțin fișiere de tip imagine, generarea automată a unei galerii foto (pentru imaginile selectate de către administrator), fără codificare suplimentară din partea administratorului.

În secțiunea știrilor sunt afișate anunțurile și înștiințările necesare a fi prezente pe site. Pentru fiecare știre exista posibilitatea creării unei liste de comentarii postate de către utilizatori. De asemenea, atât știrile, cât și anunțurile sunt disponibile în format RSS. Pentru o știre sau un anunț se pot specifica, de către utilizatorul care administrează această secțiune, următorii parametrii:

• Data inițială;
• Data la care expiră (se va putea indica și termenul echivalent semnificației “fără dată de expirare specificată”;
• Tipul (știre sau anunț);
• Conținutul mesajului (acesta va putea fi precizat similar conținutului unei secțiuni oarecare, prin intermediul inserării de text, imagini, sunete, obiecte, etc.);
• Posibilitatea sau nu ca această știre să aibă listă de comentarii din partea utilizatorilor.

Utilizatorul care administrează această secțiune poate elimina, dintre știrile sau anunțurile definite, pe oricare, la orice moment dat, indiferent dacă aceasta a expirat sau nu sau dacă pentru aceasta a fost indicată ca dată de expirare opțiunea “fără dată de expirare specificată”.

Conținutul secțiunilor și sub-secțiunilor e gestionat printr-un editor user-friendly, din care se pot efectua operațiuni similare editoarelor de text. Nu se foloseste editarea directă in cod HTML. Principalul mod de gestiune a conținutului e prin intermediul editorului.

În oricare secțiune și sub-secțiune (cu excepția acelora pentru care se precizează altfel în prezenta specificație) pot fi incluse sau definite, de către utilizatorii cu drepturi de administrare a site-ului, „obiecte” de tipuri diverse, dar cel puțin de următoarele tipuri:

• Text –se pot specifica atribute precum: font, dimensiune, culoare, stil (bold, italic, underline, strikethrough, superscript, subscript), fundal, aliniere text (left, center, right, justified); de asemenea, se pot implementa liste numerice și alfanumerice cu posibilități de customizare.
• Imagini – inclus suport pentru cât mai multe formate grafice: BMP, JPG, PNG, GIF (inclusiv animat); pentru acest tip de obiecte se poate specifica atribute precum: dimensiuni pe orizontală și verticală, menținerea sau nu a raportului de aspect, poziția în raport cu textul adiacent (pe aceeași linie sau pe linii diferite, deasupra textului sau dedesubtul acestuia), posibilitatea definirii unui link asupra imaginii, precum și elemente avansate de formatare a imaginilor.
• Animații –include suport pentru cât mai multe formate de obiecte animate: MPG, WMV, Flash, AVI;
• Link-uri –pot fi specificate link-uri asociate cu: alte locații din Internet, fișiere aflate pe serverul care găzduiește site-ul, secțiuni sau sub-secțiuni ale site-ului, rezultate (parțiale sau finale) ale unui anumit sondaj derulat prin intermediul site ului, adrese de e-mail, alte tipuri de locații, indicate sau nu în prezenta specificație. Link-urile pot fi afișate pe site sub forma de: text, imagini, animații. Pentru link-urile care vor fi incluse se pot specifica dacă vor iniția afișarea în fereastra curentă sau într-o fereastră nouă (sau într-un „tab” nou).
• Controale pentru forme – exista posibilitatea de introducere (din cadrul editorului furnizat) a controalelor specifice formelor, în scopul introducerii de date:, câmpuri de tip text, câmpuri de tip checkbox, câmpuri de tip radio, câmpuri de tip listă, câmpuri de tip combobox, butoane de acțiune.

Pe fiecare pagina în parte, exista posibilitatea de a stabili care sunt persoanele care pot accesa pagina, care sunt persoanele care o pot modifica și care sunt persoanele care au drept de ștergere a paginii.

De asemenea, pentru toate operațiunile efectuate din secțiunea de administrare, exista un jurnal din care să reiasă cine, când, de la ce IP și ce operațiuni a efectuat asupra paginilor.

Portalul dispune de o secțiune care permite generarea hărții site-ului în format XML, în vederea eficientizării poziției în motoarele de căutare (page rank).

1.2        Componenta de Control Acces (CA).

Această componentă este responsabilă cu autentificarea utilizatorilor în Portalul de servicii şi accesul acestora la serviciile on-line la care s-au înrolat. Tot această componentă autentifică persoanele din cadrul beneficiarului care administrează și operează sistemul informatic integrat.

Ea are o parte de înrolare în sistem; aici utilizatorii vor completa un formular de înregistrare (datele minimale – user, parola, date de contact, canale de comunicare, servicii electronice de care doreşte să beneficieze); după validarea off-line (va trebui stabilită o politică de validare, timp de răspuns, etc), solicitantul va primi credenţialele de acces în sistem pe canalele de comunicare alese la înrolare.

Partea de autentificare şi asignare automată acces la servicii on-line se face de către CA pe baza datelor înregistrate în sistem; utilizatorul poate să îşi actualizeze/completeze datele din profil şi  să aibă un istoric al serviciilor pe care le-a utilizat şi să solicite înrolarea pentru accesul la alte servicii on-line

Componenta e scalabilă atât pe orizontală (din punct de vedere al creşterii numărului de beneficiari) dar şi pe verticală (din punct de vedere al extinderii cu noi servicii on-line).

1.3        Descrierea componentei de Administrare a Portal-ului (AP).

Componenta Administrare Portal (AP) este utilizată de către funcţionarii autentificaţi din intranet pentru realizarea următoarelor operaţiuni:

• Modificarea conţinutului paginilor afişate aferente nivelului și drepturilor de acces
• Modificarea structurii aferente nivelului la care se referă
• Validarea cererilor de înrolare în sistem
• Vizualizarea log-urilor de operaţii, a traficului pe fiecare pagină şi pe tot site-ul

1.4        Definire servicii

Portalul dispune de un instrument de proiectare a serviciilor on-line furnizate către cetățeni. Acest instrument propriu e utilizat atât pentru customizarea serviciilor cât și pentru proiectarea altor servicii ulterioare care pot apărea ca necesitate a autorității contractante în perioada post-implementare. Sistemul permite crearea unui numãr nelimitat de formulare, care sã poatã sã conținã un numãr nelimitat de câmpuri de culegere date și care sã poatã fi accesate de un numãr nelimitat de participanți. Realizarea unui formular se face în pași simpli. Se va completa titlul formularului și o scurtã descriere a obiectivului sãu, cu posibilitatea atașării de diferite fișiere media (imagini / filme), se  pune la dispoziție utilizatorilor posibilitatea de formatare a textului, a fișierelor cat si a aranjării in pagina a descrierii. De asemenea, sistemul permite și atașarea de poze sau fișiere la un anumit formular sau de link-uri, în cazul în care cetățenii trebuie să consulte anumite informații înainte de a completa un formular. Sistemul permite specificarea datei de la care va fi publicat pe site formularul și să închidă automat formularul momentul în care expiră termenul de publicare a acestuia.

Sistemul permite la definirea unui formular, adăugare de câmpuri editabile si needitabile, de tip text, data, numeric, câmpuri de selecție (o singură alegere) sau multiple (mai multe alegeri). De asemenea, câmpurile pot fi puse mai multe pe un rând, se pot plasa etichetele lor în diverse poziții (ex deasupra/stânga) iar câmpurile care conțin validări pot fi afișate distinct. Întreg formularul e responsive, vizibil în întregime de pe dispozitivele desktop, tablete sau smartphone.

Câmpurile de pe formulare online permit încărcare cu nomenclatoare folosite de sistemul actual al instituție cum ar fi tipurile de acte, nomenclatorul stradal, codurile caen, tip de lucrării, etc. Campurile de pe formular permit adăugarea următoarelor tipuri de validări: este număr, este data, este cnp valid, este email, este unic, este parola. Sistemul ofera posibilitatea de a aduce modificări unui formular deja creat dar încă nepublicat.

Fiecare formular publicat conține validare de tip captcha, împotriva atacurilor informatice și  va oferi posibilitatea de atașare multipla, cu posibilitate de setare a limitei maxime a uni fișier atașat.

Sistemul păstreaza istoricul tuturor formularelor și să afișeze statisticile cu rezultatul acestora, atât în format text cât și în forma grafică sugestivă.

Pentru serviciile care presupun plata unei taxe la depunerea solicitării, formularul permite afișarea informațiilor legate de plata acestei taxe astfel:

-denumirea taxei, contul unde trebuie plătita, link către site-ul de plăti on-line indicat de autoritatea contractanta cu identificarea clara a datelor de plata (UAT, categorie, tip taxa)

-valoarea taxei (calculata ca valoare fixa sau ca urmare a aplicării unui algoritm)

Pentru serviciile taxabile, solicitantul poate atașa dovada plății acestei taxe.

De asemenea, procesul de solicitare a unui serviciu (completarea formularului) de către cetățean poate fi întrerupt oricând și reluat din pasul în care a rămas cu păstrarea informațiilor deja completate.

Accesul pe formularele de definire e securizat (citire, scriere) și grupat pe user/rol/grup , utilizatorii, roluri funcționale si grupurile  definite in sistemul de document management.

Exista posibilitatea de logare a fiecărei acțiuni în sistem, si se pot urmării data, ora, ip, utilizatorul, acțiunea, valoare inițială si valoare modificata a unei informații modificate. De asemenea exista posibilitatea de regăsire a informațiilor în timp real după câmpurile definite dinamic pe formulare.

Portalul genereaza automat statistici cu privire la informațiile solicitate prin formulare, care conțin informații din câmpurile definite dinamic. Sunt disponibile următoarele situații:

-formulare solicitări: active, inactive, perioada de valabilitate, taxe aferente

-solicitări depuse după data depunerii, tip serviciu, solicitant, taxă plătită

-solicitări întrerupte după data inițierii, data ultimei modificări, tip serviciu, solicitant

Portalul permite deployment-ul in modul productiv a oricâtor formulare noi de către administratorul de portal fără ca acesta sa intervină asupra bazelor de date pentru eventuale proiectări de tabele/structuri.

Portalul permite generarea automata in sistemul de gestiune a bazelor de date suport a bazei de date si structurii de date (eventual tabel) aferenta fiecărui formular, fiecărei depuneri de solicitare in parte, fără sa fie nevoie de eventuala intervenție a administratorului de baza de date pentru definire de tabele, etc. Orice câmp nou pe formular, orice alterare a unui câmp existent se regăseste automat în înregistrările din baza de date aferentă postărilor ulterioare alterării.

1.5        Panoul de administrare PS

Panoul de administrare a portalului de servicii conține următoarele funcționalități:

1.5.1  1.      Formule calcul taxe

1. Aici se pot crea documente de configurare de tip taxe, aferente serviciilor deservite prin portal
2. Administratorul poate adăuga, modifica, arhiva o taxă; orice operațiune va fi auditată și se va putea identifica cine, când, de pe ce stație, ce câmp a modificat, valoare inițială, valoare după modificare;
3. Taxa va fi definită de urm parametrii: id, denumire, câmpuri parametru, de pe formularul de serviciu, formula de calcul (în funcție de parametrii), data început valabilitate, data sfârșit valabilitate
4. Sunt afișate liste cu:
5. Taxe definite în ordine alfabetică dupa denumire, active/arhivate, după data creării, etc
6. Taxe definite și utilizate în servicii după serviciu

1.5.2  2.      Formulare servicii

1. Se pot defini cu ajutorul editorului de formulare precizat anterior, formularul specific serviciului solicitat; acesta conține numai datele referitoare la serviciul solicitat
2. Administratorul poatr adăuga, modifica, arhiva un formular de serviciu; orice operațiune e auditată și se poate identifica cine, când, de pe ce stație, ce câmp a modificat, valoare inițială, valoare după modificare;
3. Un formular de serviciu are urmatorii parametrii: id, denumire, nume câmpuri
4. Sunt afișate liste cu:
5. Formulare servicii în ordine alfabetică după denumire, după data creării, active/arhivate, etc
6. Formulare servicii utilizate după serviciul în care este utilizat

1.5.3  3.      Definire servicii

1. Se pot defini serviciile on-line oferite de portal; orice serviciu poate fi accesat numai de userii autentificați de pe portal, motiv pentru care nu se vor solicita datele personale ale solicitantului (fiind preluate automat din profil)
2. Definirea serviciului conține: id, denumire, numele formularului de serviciu, accesibil persoane fizice/juridice, structura interna responsabila, categorie, are/nu are documente justificative de încărcat și numele documentelor justificative necesare, are/nu are taxă de eliberare serviciu și numele formulei calcul taxa, data start valabilitate serviciu, data end valabilitate serviciu
3. Administratorul poate adăuga, modifica, arhiva un serviciu; orice operațiune e auditată și se poate identifica cine, când, de pe ce stație, ce câmp a modificat, valoare inițială, valoare după modificare;
4. Sunt afișate liste cu:
5. Servicii după denumire, data creării, data ultimei modificări, active/arhivate, etc
6. Servicii solicitate după numele serviciului

1.5.4  4.      Utilizatori (profile)

1. Utilizatorii vor completa un formular de înregistrare cu datele personale, validarea făcându-se off-line de către personal din partea autorității contractante
2. Administratorul poate valida sau invalida(=arhiva) un utilizator; orice operațiune e auditată și se poate identifica cine, când, de pe ce stație, ce câmp a modificat, valoare inițială, valoare după modificare;
3. Sunt afișate liste cu;
4. Solicitări de validat
5. Utilizatori înregistrați după nume, tip (persoane fizice, persoane juridice), data înregistrării, data ultimei modificări, etc

iii.        Utilzatori arhivați (inactivi)

1.5.5  5.      Documente spațiu virtual privat

1. Fiecare utilizator deține un spațiu de stocare limitat (=spatiu virtual privat) pe portalul de servicii unde poate încărca și gestiona fișiere care vor fi utilizate în comunicarea cu autoritatea contractantă
2. Sunt afișate liste cu;
3. Fișiere după data adăugării, data ultimei modificări
4. Fișiere după utilizator

1.5.6  6.      Solicitări

1. Sunt afișate liste cu:
2. Solicitări după data depunerii, solicitant, serviciu
3. Solicitări după stare

iii.        Solicitări taxabile după stare plată

1. Solicitări taxabile neplătite
2. Pentru fiecare solicitare se afișeaza lista cu toată comunicarea autoritate-solicitant pe marginea ei, se vede o referință a solicitării în sistemul de gestiune a documetelor portal de serviciu și se va putea vedea documentul aferent din el
3. Pentru fiecare solicitare se poate genera/descărca un fișier PDF cu solicitarea completată automat cu datele introduse de solicitant.

1.5.7  7.      Plăți taxe

1. Aferent solicitărilor, pot exista taxe plătitibile on-line; sunt generate liste cu plățile efectuate după dată, solicitant, solicitare

1.5.8  8.      Comunicări

1. Pe marginea unei solicitări pot exista comunicări între autoritate și solicitant
2. O comunicare de tip instiutie-cetățean are: id, denumire sablon, conținut, atașament, data transmiterii comunicării pentru fiecare canal de comunicare, canale comunicare (SMS, e-mail, etc)
3. O comunicare cetățean-instituție are: id, denumire, continut, document din spatiul virtual privat, data postării

1.5.9  9.      Sabloane comunicare

1. O comunicare institutie-solicitant are ca suport un text predefinit sub forma unui șablon;
2. Se pot defini șabloane pentru diverse comunicări (ex Solicitare depunere acte în original, Solicitare completare documentație, Solicitare prezență la sediu, Solicitarea rezolvată, etc)
3. Conține: id, denumire, conținut, fișier atașat
4. Sunt afișate liste cu șabloane după nume, după data creării, după data modificării

 

1.6        Interfata autentificata

Interfața de utilizare a Portalului de servicii are următoarele opțiuni și funcționalități pentru cetățenii/firmele înrolate și autentificate:

1.6.1  1.      Profilul meu

1. Aici utilizatorul poate să își vadă profilul și să își schimbe parola, să solicite închiderea contului

1.6.2  2.      Spatiu virtual privat

1. Fiecare utilizator deține un spațiu de stocare limitat (=spatiu virtual privat) pe portalul de servicii unde va putea încărca și gestiona fișiere care vor fi utilizate în comunicarea cu autoritatea contractantă
2. Fiecare fișier e identificat prin: id, denumire, nume fișier, dimensiune

1.6.3  3.      Adaugă solicitare

1. Fiecare utilizator autentificat poate alege din listă să solicite un serviciu către instituție (în funcție de tipul de utilizator –pers. fizica /pers juridică- poate avea lista restricționată)
2. Completarea se poaterealiza în pași și poate presupune anexarea de documente din spațiul virtual privat și plata online a unei taxe.
3. După finalizarea completării datelor aferente solicitării, aceasta primește un număr de înregistrare și este considerată depusă și intră pe circuitul de soluționare aferent Sistemului de Gestiune Documente Portal Servicii iar solicitantul este notificat despre inițierea soluționării.

1.6.4  4.      Solicitarile mele

1. E generata o listă cu solicitările depuse prin portalul de serviciu în care se vede numărul solicitării, data depunerii, starea, data ultimei actualizări
2. Când deschide o solicitare pentru vizualizare (consultare) utilizatorul de portal vede istoricul comunicării pe marginea solicitării și poate crea o comunicare (dacă solicitarea este in starea de a accepta comunicări noi); de asemenea, poate vedea din comunicari și fișierele atașate ca răspuns la solicitarea lui;

1.6.5  5.      Comunicări

1. Aici e afișata o listă cu toate comunicările dintre utilizatorul respectiv și autoritatea contractantă, în ordine cronologică descrescătoare

1.7        Interfața operatorului de portal servicii

are următoarele opțiuni și funcționalități:

1.7.1  1.      Solicitări

1. Aici se pot urmări toate solicitările venite prin portalul de servicii după stare și se va putea căuta după diverse criterii
2. O solicitare depusă, intră automat în sistemul de gestiune a documentelor portal de servicii și va parcurge un flux de soluționare
3. Listă cu solicitările din sistemul de gestiune documente portal servicii pe care operatorul trebuie să le opereze (alocare, trimitere, rezolvare, comunicare, etc)

1.8        Datele generate

Serviciul de preluare:

• preia datele depuse într-o structură auto-descriptivă,
• preia atașamentele ce însoțesc solicitarea,
• validează solicitarea în conformitate cu structurile proprii,
• înregistrează solicitarea validată în sistemul de gestiune documente,
• generează și returnează numărul/numerele din registrele aferente fiecărei solicitări în parte.

Datele generate în urma completării valide a cererii de serviciu sunt transmise automat printr-un apel la serviciul de preluare al sistemului de gestiune documente. Pentru depunerea securizată toată comunicarea între portalul de servicii (din extranet) si sistemul de management de documente (aflat în intranet) se face pe un canal criptat, pe un port securizat. Pentru validarea de încredere, portalul  generează un token cu credențialele oferite de platforma de management de documente care va fi depus împreună cu datele aferente serviciului solicitat.

Solicitările aflate în portal sunt astfel sincronizate de acesta prin apeluri din sistemul de management de documente ori de câte ori apar informații noi/modificate:

• La înregistrarea cererii din portal
• La apariția unei situații de clarificare (solicitare documente suplimentare/clarificare)
• La generarea și aprobarea actului rezultat

Portalul pune la dispoziție un serviciu web de sincronizare a datelor folosind tot o comunicare criptată cu token-ul generat de platforma aplicativă de gestiune documente și validat de portal.

Documentele electronice produse în sistemul de management al documentelor și care conțin elemente inteligente de securizare (QR Code, semnătura electronică) sunt automat livrate prin portal ca răspuns la solicitări. Utilizatorul autentificat poate sa consulte și să descarce din portal aceste documente răspuns la solicitările sale. De asemenea, prin intermediul portalului pot fi postate mesaje web ca răspuns de către funcționarul back-end spre solicitantul de serviciu electronic.