Soluţia ePREF implementează electronic următoarele activităţi din Prefectură:
1. Registratură
– intrarea, circulaţia şi soluţionarea documentelor
– gestionarea registrului unic şi încadrarea automată în alţi regiştri conform legilor în vigoare
– scanarea documentelor intrate inclusiv cu coduri de bare
– crearea automată a borderourilor de transfer cu semnare electronică
– ataşarea răspunsurilor
– lucrul cu şabloane Word
– încadrarea automată a documentelor în Nomenclatorul de Arhivă
– posibilitatea de conexare a documentelor
– gestionarea răspunsurilor venite de la instituţii cu care se colaborează
2. Circulaţia
– evidenţa circuitului documentelor
– documentele electronice pot fi trimise de la o persoană la alta, dar pot fi stabilite şi fluxuri automate
– contorizarea termenului de expirare şi a zilelor lucrate pe un document de o persoană
– circulaţia poate fi serială sau paralelă
3. Expedierea
– expedierea documentelor prin diferite modalităţi (direct, fax, e-mail, poştă, etc)
– expedierea simultană către mai multe instituţii şi persoane
– crearea automată a borderourilor de expediere, etichete poştale
– gestiunea confirmărilor de primire şi a re-trimiterilor
4. Arhiva electronică
– încadrarea documentelor în dosare de arhivă conform Nomenclatorului de Arhivă al instituţiei
– arhiva electronică a documentelor cu legătură în arhiva fizică (raftul, poliţa şi biblioraftul)
5. Interogări şi statistici
– posibilitate de regăsire a documentelor după criterii multiple, căutări complexe, inclusiv în ataşamente
– crearea rapoartelor conform organigramei, pe persoane, documente operate, pe tipuri de acte, instituţii externe
– situaţia documentelor expirate
– toate rapoartele pot fi listate sau exportate în Excel
– modul separat de interogări pentru crearea rapoartelor personalizate
6. Regiştri speciali
– înregistrarea şi urmărirea documentelor în regiştri speciali : Petiţii, Acces informaţii publice, Radiograme, Transparenţa
– listarea regiştrilor conform legii
– listarea diverselor statistici/rapoarte predefinite sau definite ad-hoc după aceste tipuri de acte
7. Audienţe
– programarea şi urmărirea persoanelor înscrise în audienţă
– crearea automată de fişe de audienţe pe persoana
– urmărirea soluţionărilor
– listarea audienţelor după criterii multiple şi crearea de liste pe data programărilor
8. Apostile
– gestionarea apostilelor conform legii în vigoare
– listarea registrului de apostile şi regăsirea apostilelor după criterii multiple
9. Hotărâri FF, CC, Dispoziţii, Ordine, Comisii Judeţene, Hot. şi Disp. de la CL
– gestionarea hotărârilor de fond funciar, a hotătârilor de comisie consultativă, a dispoziţiilor, a ordinelor, a hotărârilor comisiilor judeţene precum şi a hotărârilor şi dispoziţiilor venite de la Consiliile Locale
– posibilitatea de regăsire după criterii multiple
– gestionarea conţinutului atât ca fişier Word ataşat, cât şi prin propriul editor de texte
10.Contacte
– baza comună cu date de contact pentru instituţie şi pentru aplicaţie
– datele înregistrate pot fi folosite ulterior pentru a câştiga timp la înregistrarea documentelor, la datele de expediere şi distribuire a documentelor
11.Juridic
– gestionarea dosarelor după instanţe, citaţii, termene
– conexarea citaţiilor înregistrate în registratură la dosare
– urmărirea soluţiilor, căilor de atac, litigiilor, părţilor din proces
– gestionarea înfăţişărilor
12.Autorizaţii
– urmărirea autorizaţiilor de deşeuri
– gestionarea autorizaţiilor de transport
Notă :
– soluţia este dezvoltată pe platforma IBM Domino şi funcţionează pe browser-ul de web
– nu necesită instalare de client soft adiţional pe staţiile de lucru
– interfaţa aplicaţiei este în limba română, există Help online şi manual de utilizare
– administarea aplicaţiei se face pe browser-ul de web
– aplicaţia este securizată atât cu user şi parola cât şi cu grupuri de acces