Structura modulară
Sistemul pentru managementul documentelor este conceput ca o structură flexibilă adaptabilă la nevoile continue de organizare şi reorganizare ale instituţiilor. Organizarea pe pachete şi module este benefică atât pentru uşurinţa în utilizare (reducând numărul de opţiuni disponibile simultan la cele strict necesare), cât şi în organizarea, administrarea şi extinderea sistemului existent şi integrarea lui cu alte aplicaţii.
Sistemul oferă module şi funcţionaliţăţi care pot fi implementate separat şi care extind funcţionalităţile modulului de bază, fără a-i influenţa performanţele (viteza mare de acces, transfer rapid de informaţii între utilizatori, securitate a datelor prin acces controlat).
A) Modulul Documente face parte din pachetul de bază al aplicaţiei – InfoDoc, care realizează (împreună cu pachetul Administrare) funcţiunile specifice pentru managementul documentelor:
– înregistrarea si gestionarea documentelor conform ISO 9001:2001;
– istoricul marchează toate acţiunile: înregistrare, prelucrare, distribuire şi avizare de informaţii;
– fluxuri de workflow predefinite şi liste dinamice de distribuţie;
– mecanism de monitorizare a termenelor de scadenţă şi anunţarea locţiitorilor;
– transmiterea de avertizări şi mesaje de atenţionare;
– urmărirea circulaţiei documentelor pe întregul ciclu de viaţă (date, responsabili, modificări, adnotări, rezoluţii);
– securitatea pe mai multe nivele a datelor;
– accesul controlat la informaţii: acces de scriere/acces de citire/nici un acces;
– informaţii despre starea curentă a documentelor;
– gestionarea de informaţii de orice tip (text, imagini scanate, audio-video, etc.);
– eficientizare prin utilizarea de şabloane tipizate, liste de selecţie, fluxuri predefinite de workflow;
– localizare şi căutare rapidă după diverse criterii, full text search;
– vizualizări şi raportări după diverse criterii;
– profil pentru arhivare.
B) Modulul Audienţe este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează înregistrarea şi procesarea de Audienţe, Petiţii şi Cereri de informaţii publice din cadrul primăriei.
– Înregistrează documentele în sistem si le alocă număr separat in registrul corespunzător (Registrul de Audienţe, Registrul de Petiţii, Registrul de Cereri de informaţii de interes public);
– Gestiunea Audienţelor cuprinde: înscrierea audienţei, programarea audienţei cu generarea fişei persoanei (istoricul audienţelor si rezoluţiilor primite), generarea fişei de audienţă, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;
– Info Publice cuprinde: gestionarea cererilor înscrise, simultan cu înregistrarea în registrul separat de Info Publice, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;
– Petiţii cuprinde: gestionarea cererilor înscrise, simultan cu înregistrarea în registrul separat de Petiţii, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;
C) Modulul Urbanism este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc) care gestionează acte specifice serviciului Urbanism din cadrul primăriei (înregistrare, administrare, listare, căutare, rapoarte, şi corelaţiile dintre ele – de ex. Autorizaţia de Construire în legătură cu Acordul Unic):
– Certificate de urbanism;
– Certificate energetice pt. clădiri comerciale sau de locuit;
– Acord Unic;
– Autorizaţii de construire/desfiinţare, Somaţii;
– Formulare pentru Statistică;
– Certificat de notare / radiere;
– Cereri de avize, Avize, Aviz extravilan;
– Certificate de Nomenclatură Stradală.
D) Modulul Arhivă este un modul suplimentar dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează documentele al căror parcurs de workflow a fost încheiat (documente de arhivat), sau documentele nou introduse în sistem prin scanare de pe suport hârtie. Pentru toate loturile de documente arhivate se generează Procesele Verbale de Arhivare care se înregistrează în registrul arhivei. Pentru fiecare document arhivat sunt marcate perioada de păstrare şi localizarea lui în arhiva fizică (raft, poliţă, biblioraft). Sunt disponibile funcţiuni de adăugare, vizualizare şi căutare în arhivă.
E) Modulul Hotărâri şi Dispoziţii este un modul special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează acte specifice – Hotărâri şi Dispoziţii – emise de Primar sau Consiliul Local. Acest modul se utilizează ca o baza de informaţii de interes general, accesibile (unui grup sau tuturor) angajaţilor primăriei.
F) Modulul Juridic este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează acte specifice Serviciului Juridic. Se inregistrează toate cauzele în care Instituţia este parte ca intervenient, pârât sau reclamant şi se urmăresc de la primirea citaţiei pâna la pronunţarea sentinţei. Este isntrumentul de nelipsit din activitatea de zi cu zi a Serviciului Juridic.
G) Modulul Statistici este un modul suplimentar din pachetul InfoDoc, foarte util în luarea deciziilor fiindcă urmăreşte din punct de vedere statistic încărcarea personalului din departamente şi activităţile desfăşurate în primărie. Modulul oferă informaţii despre: numărul de documente expirate, numărul de documente procesate pe lună, pe department sau după persoane.
H) Modulul Sarcini şi Activităţi este un modul suplimentar din pachetul AdminLoc, în care sunt înregistrate zilnic activităţile desfăşurate de toţi funcţionari din instituţie constituind baza pentru analiza lucrărilor prestate, pentru încărcarea actuală, şi pentru estimarea lucrărilor viitoare. Este un instrument managerial necesar în luarea deciziilor pentru susţinerea reformei în administraţia publică şi care oferă imaginea cuprinzătoare a activităţii din instituţie.
I) Modulul Tutelă şi Curatelă este un modul suplimentar (în pachetul AdminLoc), dezvoltat special pentru Administraţia Locală – Biroul de Autoritate Tutelară, în care sunt gestionate documentele specifice pentru Anchetele sociale întocmite de funcţionarii primăriei, dosarele de caz pentru Referatele (de tutelă, curatelă, încuviinţare de vânzare-cumpărare) rezolvate în cadrul primăriei.
J) Modulul Informaţii Publice este un modul suplimentar (opţional) din pachetul InfoDoc prin care pot fi puse la dispoziţia publicului larg colecţii de informaţii de interes public cum ar fi: hotărâri ale consiliului local, dispoziţii, acte necesare sau alte informaţii utile.
K) Modulul Achiziţii Publice este proiectat şi realizat special pentru compartimentele de Achiziţii din cadrul instituţiei publice, pe specificul legilaţiei româneşti şi europene în vigoare. Gestionează Planul anual al Achiziţiilor Publice (poziţie cu poziţie), desfăşurarea unei proceduri de achiziţie în toate fazele ei cu păstrarea istoricului pentru a putea fi folosită în cazul controalelor de la Curtea de Conturi.
L) Modulul Patrimoniu este realizat pentru gestiunea Patrimoniului Public şi Privat din cadrul instituţiei, a contractelor aferente şi a urmăririi modului cum se îndeplinesc acestea. Printre categoriile de bunuri gestionate sunt garaje, spaţii, locuinţe ANL, etc.
M) Modulul Autorizaţii Comerciale gestionează electronic toată activitatea Serviciului Corp Control Comercial cu Autorizaţii, Vize, Menţiuni, păstrarea documentaţiei aferente, etc.
N) Modulul Stare Civilă gestionează electronic înregistrarea şi eliberarea actelor de Naştere, Căsătorie, Deces, vize şi menţiuni, comunicări. Se pot tipări direct din aplicaţie toate actele, formularele, buletinele statistice.
O) Modului Transport cu submodulele Autorizaţii Taxi, Dispecerat, Licenţe de Traseu, Autorizaţii Transport, Cazier Profesional reprezintă unealta electronică de gestiune a activităţii Serviciului de Transport din Primărie. Sunt eliberate direct din aplicaţie pe bază de machete toate autorizaţiile şi actele necesare desfăşurării activităţilor de trasnport.
P) Modulul Gratuităţi Bilete gestionează scriptic şi financiar facilităţile acordate de primărie prin biletele de trasnport gratuit către diverse categorii de persoane ( pensionari, veterani, etc).
R) Modulul Registru Agricol cuprinde pe lângă capitolele din Registrul Agricol şi înregistrarea parcelelor (din Registru Parcelar, Titlu, CF) şi care însumate automat reflectă situaţia cumulată.
S) Semnătura Digital este un plug-in care oferă garanţie despre autenticitatea datelor primite/transmise în cadrul instituţiei şi care creşte nivelul de securitate a datelor. Modulul ofera posibilitatea de a semna/contrasemna electronic ORICE fişier folosind certificate digitale .p12 generate de eSIGN sau orice altă autoritate de certificare (de ex. ePRIM) şi de a reţine la fiecare semnare notele (comentariile) aferente. Formatul fişierului semnat electronic este conform standardelor internaţionale privind semnătura electronică.