Pentru a acoperi necesităţile unei instituţii de Administraţie Publică, SOBIS a realizat un sistem modern de constituire a Arhivei Electronice în conformitate cu prevederile legale în vigoare referitoare la constituirea Fondului Arhivistic (cf. LG 16/1996 privind Arhivele Naţionale, LG 358/2002) precum şi cu reglementările în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat şi pregătit deja pentru a face faţă cerinţelor proiectului de lege privind Arhivarea Electronica.
Soluţia propusă va gestiona crearea, salvarea, consultarea şi utilizarea documentelor arhivate sau ce urmează a fi arhivate în arhiva electronică a Instituţiei.
Arhitectura soluţiei are la bază un server pe care rulează deja soluţia de gestiune documente SOBIS şi are la bază următoarele principii:
- Orice document de intrare sau ieşire, imediat după înregistrarea lui în registru de intrăr/ieşri va avea lipit în coltul din stânga sus pe prima paginăo etichetă de cod de bare care va permite ulterior clasificarea şi indexarea lui automată
- Existenţa unui post/compartiment însărcinat cu scanarea actelor care foloseşte un dispozitiv scanner cu funcţia de Scan-to-email, necesar pentru achiziţia documentelor în format electronic;
- Existenţa pe serverul aplicativ a softului specializat de clasificare/indexare/separare automată a documentelor împreună cu opţiunile de procesare/reprocesare manuală.
- Implementarea electronică a proceselor de constituire a arhivei electronice şi a operaţiilor prevăzute de lege referitoare la accesul/consultarea fondului arhivistic (Procese verbale de intrare în arhivă, Auditare consultare securizată a arhivei, Registrul de întrări/ieşiri Arhiva).