Ce este PIRS-ePREF?

PIRS – ePREF este o aplicaţie software de gestionare a tuturor documentelor din cadrul instituţiilor Administraţiei Publice Locale şi a fost dezvoltată în spiritul Legii 215/2001, a H.G. nr. 1006/2001, a H.G. 1007/2001 şi, totodată, a ultimelor acte normative în vigoare din România, conexe APL:
• O.G. 27/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor (Legea nr. 233/2002)
• Legea nr. 146/2002, privind taxele judiciare de timbru
• Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public (cu normele metodologice de aplicare din 7 februarie 2002)
• Legea 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică

Sistemul se adresează tuturor departamentelor, tuturor funcţionarilor din instituţie, cuprinde documente de orice tip pentru organizarea lor într-un sistem flexibil şi unitar, uşor de urmărit şi de gestionat de la înregistrare, distribuţie şi până la arhivare.

Ce probleme rezolvă aplicaţia?
• O.G. 27/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor (Legea nr. 233/2002)
• Registratura electronică a tuturor actelor
• Circulaţia actelor (cine, ce rezoluţii a dat) în instituţie, pe unde a circulat un act, borderouri de descărcare acte, borderouri de expediţie, documente de rezolvat, etc.
• evidenţa Intrărilor şi Ieşirilor după tipuri de acte, provenienţă, perioade de timp
• registrul de Petiţii conform O.G. 27/2002 cu evidenţa soluţionării lor
• registrul de Audienţe cu gestiunea completă (înscriere/audienţă/dispoziţie/rezolvare)
• registrul de Cereri Acces Informaţii Publice conform Legii 544/2001 cu formularele legale
• registrul de Apostile conform Legii 146/2002
• registrul de Autorizaţii Colectare Deşeuri conform O.G. 16/2001,  Legii 465/2001
• evidenta Ordinelor Prefectului
• evidenţa Radiogramelor
• evidenţa Hotărârilor pe diverse Comisii (inclusiv transparenţa în administraţia publică conform Legii 52/2003)
• evidenţa documentelor Secrete şi a accesului la acestea
• evidenţa Cauzelor si Termenelor de înfaţişare pentru departamentul Juridic
• evidenţa Actelor din teritoriu transmise Consiliilor Locale şi Judeţene sau altor instituţii
• suport pentru Semnătura digitală
Aplicaţia Intranet presupune lucrul colaborativ în reţea, oferă posibilitatea consultării şi urmăririi de către Prefect, Subprefect, sau de către alte persoane autorizate, a activităţii tuturor funcţionarilor şi este extrem de uşor de utilizat. În funcţie de răspunderea fiecărui angajat au fost create drepturi / nivele diferenţiate de acces.

Beneficii în utilizare
• Unealtă performantă de management prin sintetizarea şi raportarea datelor în timp real;
• Uşureaza mult activitatea funcţionarilor din instituţie;
• Consultarea datelor este disponibilă tuturor utilizatorilor;
• Urmărirea documentelor în funcţie de tipul lor, termenul de rezolvare sau de importanţă;
• Reducere birocraţia şi sprijină colaborarea şi conlucrarea în spiritul soluţionării problemelor;
• Registrele clasice (completate manual) pot fi generate zilnic/lunar direct din aplicaţie;
• Este uşor de configurat şi administrat şi permite integrarea cu alte aplicaţii existente;
• Economie de timp, hârtie şi consumabile, minime cunoştinţe de operare pe calculator.