În sprijinul activităţilor tot mai complexe desfăşurate la nivel instituţional, firma SOBIS vă pune la dispoziţie un Sistem Integrat de Gestiune a Documentelor şi Arhivei electronice, un instrument extrem de util în organizarea, urmărirea şi securitatea documentelor din Instituţiile Publice.

DocManager este o platformă software de gestionare a tuturor documentelor din cadrul instituţiilor Administraţiei Publice Locale şi a fost dezvoltată în spiritul Legii 215/2001, a H.G. nr. 1006/2001, a H.G. 1007/2001 şi, totodată, a ultimelor acte normative în vigoare din România, conexe APL:

• O.G. 27/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor (Legea nr. 233/2002)
• Legea nr. 146/2002, privind taxele judiciare de timbru
• Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public (cu normele metodologice de aplicare din 7 februarie 2002)
• Legea 52/2003 privind transparenţa decizionala în administraţia publică

Sistemul se adresează tuturor departamentelor, tuturor funcţionarilor din instituţie, cuprinde documente de orice tip pentru organizarea lor într-un sistem flexibil şi unitar, uşor de urmărit şi de gestionat de la înregistrare, distribuţie, până la arhivare.

Funcţionalităţi

• Registratura electronică a tuturor actelor
• Circulaţia actelor (cine, ce rezoluţii a dat) în instituţie, pe unde a circulat un act, borderouri de descărcare acte, borderouri de expediţie, documente de rezolvat, etc.
• evidenţa Intrărilor şi Ieşirilor după tipuri de acte, provenienţă, perioade de timp
• registrul de Petiţii conform O.G. 27/2002 cu evidenţa soluţionării lor
• registrul de Audienţe cu gestiunea completă (înscriere/audienţă/dispoziţie/rezolvare)
• registrul de Cereri Acces Informaţii Publice conform Legii 544/2001 cu formularele legale
• registrul de Apostile conform Legii 146/2002
• registrul de Autorizaţii Colectare Deşeuri conform O.G. 16/2001,  Legii 465/2001
• registrele de Urbanism (Certificate de Urbanism, Autorizaţii de Construire/Desfiinţare, Acord Unic, alte Avize, Certificate şi Acorduri)
• evidenţa Hotărârilor (inclusiv transparenţa în administraţia publică conform Legii 52/2003)
• evidenţa Dispoziţiilor şi a accesului la ele
• evidenţa Adreselor altor Instituţii
• evidenta Ordinelor
• evidenţa Radiogramelor
• evidenţa Hotărârilor pe diverse Comisii (inclusiv transparenţa în administraţia publică conform Legii 52/2003)
• evidenţa documentelor Secrete şi a accesului la acestea
• evidenţa Cauzelor si Termenelor de înfaţişare pentru departamentul Juridic
• evidenţa Actelor din teritoriu transmise Consiliilor Locale şi Judeţene sau altor instituţii
• Arhivarea electronică, Depozitul de documente electronice şi Semnătura digitală

Aplicaţia Intranet presupune lucrul colaborativ în reţea, oferă posibilitatea consultării şi urmăririi de către Prefect, Subprefect, sau de către alte persoane autorizate, a activităţii tuturor funcţionarilor şi este extrem de uşor de utilizat. În funcţie de răspunderea fiecărui angajat au fost create drepturi / nivele diferenţiate de acces.

Opţional, vă punem la dispoziţie şi componenta Internet – Portal de acces la servicii electronice oferite de instituţii din administraţia publică şi Info Kiosk.